Mehr Transparenz hinter jeder Tür

Herausforderungen

In einem Umfeld mit Werkstätten, Büros sowie einer Vielzahl an Nutzer:innen aus Start-ups, Hochschule und Partnerunternehmen ist die strukturierte Verwaltung von Zugangsberechtigungen besonders wichtig. Um Prozesse effizient, transparent und sicher zu gestalten, musste die Schlüsselverwaltung neu gedacht werden.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Einführung eines integrierten ERP-Systems auf Basis von Odoo wurde deutlich: Die bisher genutzten Prozesse waren nicht mehr ausreichend. Ziel war es, die Verwaltung von Zugängen nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einzubetten, alle Daten zentral zu pflegen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren – für maximale Transparenz, Sicherheit und Effizienz.

Wenn Excel an seine Grenzen stößt

Vor Projektbeginn wurde die Schlüsselverwaltung in Excel organisiert. 
Die Pflege lag bei einzelnen verantwortlichen Personen mit Zugriff auf die Datei. 
Was zunächst praktikabel erschien, erwies sich im Alltag zunehmend als fehleranfällig und unübersichtlich. Gleichzeitige Bearbeitungen führten zu Überschreibungen. 
Wurde die Serververbindung unterbrochen, arbeiteten Beteiligte mit veralteten Versionen weiter. 

Vor allem aber fehlte Transparenz: Es war nur eingeschränkt nachvollziehbar, 
wer Zugriff auf welche Tür hatte. Übergaben, Rückgaben und Zuweisungen von Schlüsseln wurden nicht systematisch dokumentiert. Eine belastbare Historie existierte nicht. Mit wachsender organisatorischer Komplexität entstand der Bedarf nach klaren Verantwortlichkeiten und einer verlässlichen Datenbasis. Die Schlüsselverwaltung sollte nicht länger isoliert geführt werden, sondern Teil der zentralen Systemlogik werden.

Die Idee: Integration statt Insellösung

Im Mittelpunkt stand die Frage, wie sich die Schlüsselverwaltung einfacher, transparenter und organisatorisch belastbarer gestalten lässt – 
ohne zusätzliche Tools oder parallele Datenwelten.

Statt eine separate Anwendung einzuführen, sollte die Lösung als Erweiterung in das bestehende Odoo-System integriert werden. Kontakte, Berechtigungen und organisatorische Strukturen sollten direkt miteinander verknüpft sein. 
Das Prinzip war klar: Je weniger isolierte Werkzeuge im Einsatz sind, 
desto konsistenter die Daten – und desto transparenter die Prozesse. 
Diese strategische Entscheidung bildete die Grundlage für die Umsetzung.

Die Lösung: RS Schlüsselverwaltung als Odoo-Erweiterung

Mit der Einführung der RS Schlüsselverwaltung wurde der komplette Lebenszyklus eines Schlüssels digital abgebildet. Von der Anlage über die Zuweisung bis zur Übergabe oder Rückgabe wird jede Bewegung systematisch erfasst. 
Schlüssel werden strukturiert angelegt und eindeutig Personen zugeordnet. 
Jede Aktion wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Besonders relevant ist die direkte Verknüpfung von Schlüsseln mit Kontakten und Kontaktdetails innerhalb von Odoo. Im Falle eines Verlustes kann unmittelbar festgestellt werden, wer betroffen ist. Ersatz- oder Folgekosten lassen sich schneller berechnen, Verantwortlichkeiten klar benennen. Im Alltag wird die Schlüsselverwaltung heute überwiegend vom Sekretariat betreut. Der Prozess ist so klar strukturiert, dass keine spezialisierten Administratoren erforderlich sind. Die Bedienung bleibt intuitiv. 

Oder, wie es intern formuliert wurde: 

Wer Word bedienen kann, wird auch dieses System bedienen können.

Ergebnis & Mehrwert

Die organisatorischen Effekte sind deutlich spürbar. Manuelle Abstimmungen und Versionskonflikte entfallen. Alle Daten sind aktuell und zentral im Odoo-System verfügbar. Die Informationsqualität ist gestiegen, die Transparenz erheblich verbessert.

Auch die Sicherheit profitiert 

Die eindeutige Zuordnung von Schlüsseln zu Personen ermöglicht im Ernstfall einen schnellen Zugriff auf relevante Kontaktdaten. Verantwortlichkeiten sind klar dokumentiert.

Flexibel erweiterbare Schlüsselverwaltung

Darüber hinaus ist die RS Schlüsselverwaltung flexibel erweiterbar. 
Diskutiert werden bereits zusätzliche Berechtigungskonzepte oder die Verknüpfung mit Sicherheitsunterweisungen. 

Dank der Odoo-Architektur lassen sich solche Anforderungen strukturiert und nachhaltig integrieren.

Rückblickend war besonders die strukturierte Aufnahme der Anforderungen entscheidend für den Projekterfolg. 

Die Zusammenarbeit wurde als unkompliziert und lösungsorientiert erlebt. 
Viele Prozesse konnten nicht nur digitalisiert, sondern grundlegend optimiert werden.

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