Meetings planen, Räume reservieren und Gäste am Empfang anmelden
Meeting Planner verbindet die Terminplanung, Raumreservierung und Gästeanmeldung in einem Produkt. Direkt im Odoo-Kalender wählen Sie ein Online-Meeting, einen erfassten Konferenzraum oder einen individuellen Ort. Eingeladene Kontakte werden als intern oder extern gekennzeichnet. Ist Odoo Empfang installiert, werden externe Gäste physischer Meetings automatisch als geplante Besucher angemeldet.
Passende Termine für Mitarbeitende und Räume finden
Die Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt die Kalender interner Teilnehmender und des Einladenden, deren Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Zeitzonen sowie die Raumbelegung. Bei einem Konflikt erscheinen bis zu drei nächste Alternativen gleicher Dauer. Einen Vorschlag können Sie direkt übernehmen.
Personenkonflikte und Arbeitszeiten lassen sich ausdrücklich übergehen. Bereits belegte Konferenzräume bleiben gesperrt. Die Kalender externer Gäste werden nicht geprüft.
Raumreservierungen automatisch pflegen
Beim Speichern wird der Konferenzraum reserviert. Terminänderungen aktualisieren die Reservierung; Archivieren oder Löschen gibt den Raum frei.
Externe Gäste am Empfang anmelden
Mit installiertem Odoo Empfang erhalten externe Gäste von Konferenzraum-Terminen und anderen physischen Meetings einen geplanten Besuch mit Terminzeiten, Empfangsschalter und internen Mitarbeitenden als Gastgebern. Online-Meetings erzeugen keinen Besuch.
Ein einzelner Empfangsschalter des Meetingunternehmens wird automatisch verwendet. Bei mehreren Schaltern wählen berechtigte Empfangsbenutzer den passenden Schalter im Termin. Fehlt ein Schalter, können Empfangsadministratoren ihn direkt über das Odoo-Standardfeld suchen, erstellen oder erstellen und bearbeiten.
Kalenderbenutzer erhalten durch die Gästeanmeldung keine zusätzlichen Empfangsrechte. Bei fehlenden oder mehreren Schaltern ohne Auswahl ist die Unterstützung eines berechtigten Empfangsbenutzers erforderlich. Eine bereits berechtigt getroffene Auswahl bleibt bei späteren Terminänderungen nutzbar.
Verschieben eines Meetings aktualisiert geplante Besuche. Entfernte Gäste und archivierte Termine stornieren geplante Einträge. Bereits eingecheckte oder ausgecheckte Besuche bleiben erhalten; erneut eingeladene, zuvor stornierte Gäste verwenden ihren bestehenden Eintrag.
Voraussetzungen und Grenzen
- Odoo Enterprise mit Kalender, Konferenzräumen und Personal.
- Korrekt gepflegte Arbeitszeitkalender und Zeitzonen der Mitarbeitenden.
- Alternativen werden für die nächsten 30 Tage gesucht. Sind weniger als drei möglich, wird das angezeigt.
- „Online-Meeting“ ist eine Ortsauswahl. Ein Videokonferenz-Link wird dadurch nicht automatisch angelegt.
- Die Empfangsfunktionen setzen Odoo Empfang und einen geeigneten Empfangsschalter im Meetingunternehmen voraus. Auswahl und Anlage richten sich nach den normalen Empfangsrechten; Benachrichtigungen nach den Einstellungen des Schalters.
Alle Abbildungen und Animationen zeigen die englische Odoo-Enterprise-Oberfläche mit neutralen Demodaten.
Ein Produkt mit optionaler Empfangsintegration
Meeting Planner funktioniert auch ohne Odoo Empfang. Technisch wird das Produkt in zwei Modulen ausgeliefert: rs_meeting_planner für Terminplanung und Raumreservierungen sowie rs_meeting_planner_frontdesk für die optionale Empfangsintegration. Die Empfangsintegration installiert sich automatisch, wenn beide Module verfügbar und Meeting Planner sowie Empfang installiert sind.
Die optionale Empfangsintegration ist kostenlos als Ergänzung zu Meeting Planner und setzt die Haupt-App voraus. Odoo- und Enterprise-Lizenzen sind nicht enthalten.
