ART COLOGNE
Die ART COLOGNE, eine der bedeutendsten Kunstmessen weltweit, hat es geschafft ihren VIP-Service grundlegend zu digitalisieren und optimieren. Nach den positiven Erfahrungen mit einer zuvor entwickelten digitalen Kunstplattform vertraute die Messe erneut auf die Expertise von rising systems bei der Umsetzung eines maßgeschneiderten VIP-Portals, das Exklusivität, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz vereint.
Herausforderungen
Das VIP-Portal sollte umfassend überarbeitet und umstrukturiert werden. Grund dafür war eine optimierungsbedürftige User Experience – insbesondere auf mobilen Endgeräten. Auch die Verwaltung war historisch im Messe-Köln-Kontext gewachsen und sollte nun auf die speziellen Prozesse des VIP-Managements der ART COLOGNE zugeschnitten werden – eine reibungslose Datenübertragung zu bestehenden Anwendungen und Systemen der Messe Köln sollte weiterhin gegeben sein.
Darüber hinaus war es erforderlich, eine technisch flexible Lösung zu schaffen, die sowohl kurzfristig einsatzbereit als auch langfristig erweiterbar ist.
Die VIP-Gäste der ART COLOGNE, darunter Kunstsammler, Museumsdirektoren und Kuratoren, stellen höchste Ansprüche an Service und Exklusivität, erwarten jedoch eine unkomplizierte Abwicklung. Ziel des Projekts war es daher, die komplexen Verwaltungs- und Organisationsprozesse der VIP-Betreuung in einem intuitiven digitalen Portal zu vereinen.
Optimierung durch Digitalisierung
- Nahtlose Einlasskontrollen: VIPs und deren Begleitpersonen können schnell und sicher auf ihre Tickets online zugreifen oder sie direkt in ihre Wallet speichern – selbstverständlich voll kompatibel mit dem übergeordneten Messe-Köln-System.
- Eigenes ART COLOGNE VIP-Ticket: Als Hommage an die früheren VIP-Karten wurde ein individuelles Ticketdesign entwickelt, das Nostalgie mit neuen Funktionen vereint.
- Organisation von Reise & Events: VIPs können Hotelzimmer buchen, Transfers arrangieren und sich für exklusive Veranstaltungen anmelden – alles zentral über das VIP-Portal.
- Hochwertiges Design & einfache Bedienung: Trotz der Komplexität der Services wurde eine reduzierte, intuitive Nutzerführung geschaffen. Design und Funktionalität wurden dabei konsequent aus Sicht der Nutzer:innen gedacht – mobil wie am Desktop.
- Neue Verwaltungsfläche: Die Verwaltung von mehreren hundert VIPs und deren Begleitpersonen wurde deutlich verschlankt – lange vermisste Funktionen wurden integriert. So können etwa Mitarbeitende der Messe nun über ein zentrales Backend nicht nur Gäste verwalten, sondern auch Veranstaltungen, Kontingente und Kommunikationsflüsse gezielt steuern. Das bringt mehr Übersicht, bessere Planbarkeit und schnellere Reaktionen bei Änderungen.
- Nachhaltige digitale Transformation: Ein eigenes und erweiterbares CMS für Veranstaltungen, ein Ticket-Verwaltungssystem, anonymisierte Besucherstatistiken, ein automatischer E-Mail-Service sowie Push-Notifications lassen die Herzen der VIP-Relations-Manager:innen höherschlagen.
„Die Zusammenarbeit mit rising systems war lösungsorientiert und vorausschauend – es wurde mitgedacht und unsere Anforderungen weiterentwickelt. Unser VIP-Portal ist heute ein digitaler Premium-Service, der Gäste begeistert und interne Abläufe spürbar vereinfacht. Jeder Schritt ist durchdacht und funktioniert sowohl mobil als auch am Desktop perfekt.“