Work Item Age - Unser Update für das Odoo-KANBAN Board

20. Juni 2023 durch

rising systems AG

Das Open-Source-ERP-System Odoo spielt im Projektmanagement seine Stärken aus. Es ermöglicht Unternehmen, Aufgaben über die betriebswirtschaftliche Software agil abzuarbeiten. Erfahren Sie, wie Sie mit den integrierten Kanban Boards arbeiten und weshalb wir als Odoo-Partner die Funktion Work Item Age (WIA) entwickelt haben.

Als Softwareentwickler und Implementierungspartner arbeiten wir immer agil. So kommen wir schnell zu Ergebnissen und vermeiden Verschwendung – sinnlose Arbeitsschritte oder gar langwierige Entwicklungen, die in die falsche Richtung gehen. Ob im produzierenden Gewerbe oder bei Dienstleistern: Organisationen aller Art fahren besser mit Lean Management. Prinzipiell lassen sich die Methoden ohne IT umsetzen, doch widerspricht das der Logik der Digitalisierung. Nur wenn sämtliche Prozesse digital abgebildet werden, lassen sich Unternehmen ganzheitlich und damit effizient und umsichtig steuern.

Im ERP-System agil arbeiten

Lean Management ist im ERP-System richtig aufgehängt. Dieses sollte so konzipiert sein, dass es agilem Arbeiten entspricht. Wir implementieren dazu das Open-Source-ERP-System Odoo, weil es modular aufgebaut ist: Unternehmen beziehen nur die Anwendungen, die sie benötigen, und neue Funktionen lassen sich dank der offenen Schnittstellenarchitektur schnell hinzuentwickeln. Als Partner optimieren wir mit unseren Erweiterungen agile Workflows.

Das Projektmanagementmodul basiert auf einem Kanban Board, das Anwender ohne Lean-Kenntnisse intuitiv verstehen. Die horizontale, japanische Adaption der klassischen To-Do-Liste ist weit verbreitet, weil Teams damit intuitiv und übersichtlich Aufgaben abarbeiten können und es sich zudem individuell anpassen lässt. Neben dem klassischen Whiteboard mit Haftnotizen gibt es auch digitale Kanban Boards von verschiedenen Anbietern. Nur wenn sie in die betriebswirtschaftliche Software integriert sind, ermöglichen sie allerdings durchgängige agile Prozesse.

Wichtige Kennzahl: Work Item Age (WIA)

Das Prinzip von Kanban ist, dass Aufgaben in einem geschlossenen System möglichst schnell erledigt werden. Bewusst beschränken sich die Teams dabei auf eine limitierte Anzahl von Arbeitspaketen. Sie sind so zugeschnitten, dass sie schnell durchlaufen. Anhand von vier Kennzahlen lässt sich beurteilen, wie erfolgreich ein Team eine Aufgabe angeht:

Das Work Item Age (WIA) drückt die Zeit aus, die vergangen ist, seitdem das Team mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen hat.
Work in Progress (WIP) bezieht sich auf die Anzahl der Arbeitspakete insgesamt.
Unter Zykluszeit verstehen wir die Anzahl der Tage, die das Team für ein Arbeitspaket benötigt hat.
Der Durchsatz schließlich misst die Anzahl der Arbeitspakete, die in einem bestimmten Intervall erledigt wurde.

Während wir mit der Zykluszeit und dem Durchsatz Projekte im Nachhinein bewerten, dienen WIA und WIP als Wasserstandsmeldungen. Das WIA ist der aufschlussreichste und wichtigste Indikator. Denn wenn die Items eines Projekts zu lange dauern, kann und muss das Team schnell reagieren, den Ursachen auf die Spur kommen und Hindernisse beseitigen. Gemessen wird das WIA in Tagen. Dabei zählen Sie die Tage vom Start bis jetzt oder bis zu dem Zeitpunkt wenn es erledigt ist. Gemessen wird die absolute Zeit und nicht die Arbeitszeit.

Hohe Wertschöpfung: WIA im KANBAN Board

Um praxisnah die Wertschöpfung des ODOO Kanban Boards für Unternehmen zu erhöhen, haben wir ein WIA Feature entwickelt und in das ERP-System integriert. Teams können darüber die Arbeitspakete ihrer aktuellen Projekte bewerten. Alternde Tickets fallen sofort ins Auge. Es wäre fatal, das WIA als Druckmittel gegenüber den Mitarbeiter:innen zu nutzen und so zum Stressfaktor zu machen. Vielmehr soll das Team selbst die Probleme identifizieren und bearbeiten. Das Selbstmanagement ist zu fördern. Es bietet die Möglichkeit, strukturelle Defizite zu erkennen und den Gesamtprozess so anzupassen, dass die Zykluszeit insgesamt sinkt, was sich positiv auf den Durchsatz auswirkt.

Altern Arbeitspakete, weil die Kollegen zu viel auf dem Schreibtisch oder auf der Werkbank haben, liegt es nahe, die Anzahl der WIPs zu senken. Wichtig ist auch, den Startpunkt der WIPs sauber zu definieren, denn sonst verliert das WIA seine Aussagekraft. Ziel sollte es immer sein, die Anzahl der Arbeitspakete im geschlossenen KANBAN-System so niedrig zu halten, dass sie rasch und ohne Ablenkung erledigt werden können. Auch am falschen Zuschnitt der Arbeitspakete kann es liegen, dass diese alt werden, bevor sie abgeschlossen sind. Ist die sogenannte Batch Size zu groß, verheddert sich das Paket im KANBAN Board. Zwar wird die Arbeit nicht weniger, wenn Sie Pakete in kleinere Einheiten aufteilen, aber Sie erkennen besser, was bereits erledigt wurde, und können den Gesamtaufwand inklusive benötigter Zeit einschätzen. Auch etwaige Kostentreiber in Form besonders aufwendiger Aufgaben fallen auf.

Abhängigkeiten bremsen Agilität aus

Haben Unternehmen bereits Erfahrung mit agilen Projekten, gelingt es den Teams in der Regel gut, Items zu planen. Ein hohes WIA ist dann häufig auf Abhängigkeiten von anderen Teams zurückzuführen: Tickets hängen im KANBAN Board, weil Team B, C oder D seine Hausaufgaben nicht gemacht hat, Material zu spät bestellt wurde oder Informationen fehlen. Abhängigkeiten zu verringern und das Zusammenspiel zwischen den Teams zu verbessern, ist zwar besonders anspruchsvoll, bietet aber den größten Hebel, um Zykluszeiten zu senken und die Projektqualität insgesamt zu verbessern.

Haben Sie erst einmal begonnen, mit dem WIA zu arbeiten, werden Sie schnell erkennen, woran es bei Ihnen im Unternehmen genau hapert, oder, wie wir sagen würden, was für großartige Verbesserungspotenziale Sie ausschöpfen können. Agil aufgestellten Unternehmen sollte es leichtfallen, das Wissen in die Tat umzusetzen, auch wenn das bedeuten kann, sich von eigenen Ideen und liebgewonnenen Gewohnheiten zu trennen. Wir lieben Kennzahlen, besonders das WIA, weil sie den Arbeitsalltag besser machen. Lassen Sie uns darüber reden!

Sebastian Witzmann ist Gründer von rising systems und schöpft seit über einem Vierteljahrhundert die Potenziale guter Software und von Digitalisierung aus. Wenn es um die Optimierung von Prozessen geht, ist dem Scrum-Enthusiasten nichts heilig: Alles kann weg, wenn etwas anderes besser funktioniert.